Berdasarkan Peraturan Bupati Kabupaten Temanggung Nomor 56 Tahun 2020 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Temanggung, Perangkat Daerah adalah unsur pembantu Bupati dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam penyelenggaraan urusan pemerintahan daerah yang menjadi kewenangan Daerah. Perangkat daerah terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, dan Inspektorat. Inspektorat merupakan unsur pembina dan pengawas penyelenggaraan Pemerintahan Daerah. Inspektorat mempunyai tugas membantu Bupati dalam melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan urusan pemerintah di daerah, pelaksanaan pembimbingan atas penyelenggaraan pemerintahan desa dan pelaksanaan urusan pemerintahan desa.

Sama dengan perangkat daerah lain, di Inspektorat juga mempunyai dokumen-dokumen penting yang harus diarsipkan. Selama observasi penulis tentang proses pengarsipan di Inpektorat, ditemukan beberapa permasalahan yaitu (1)kurangnya pemahaman dan minat kerapihan petugas arsip, (2)belum lengkapnya sarana dan prasarana di ruang arsip, (3)belum adanya format penyimpanan dan pencarian arsip yang sistematis, dan (4)kebiasaan dalam menumpuk dokumen yang tidak sesuai kategori. Dari permasalahan tersebut isu strategis yang penulis angkat adalah masih kurang efektifnya pengelolaan ruang arsip auditor dan sekretariat inspektorat. Apabila isu ini tidak diselesaikan akan mempunyai dampak antara lain susahnya pencarian dokumen yang ada di ruang arsip dikarenakan semakin menumpuknya dokumen, kehilangan / kerusakan dokumen yang akan terjadi apabila kurangnya akses yang mudah dalam pencarian dokumen dan akses pencarian dokumen yang diinginkan tidak cepat dan efektif. Maka dari itu penulis membuat inovasi yang diberi nama SIPENDI (Sistem Pengarsipan Digital).

Adapun inovasi yang penulis buat ini mempunya kebaharuan dan keunggulan yaitu adanya sistem yang efektif dan efisien dalam penyimpanan dan pencarian arsip.

Metode pembaharuan yang dilakukan untuk mengetahui kondisi sebelum dan sesudah adanya inovasi sebagaimana berikut:

1. Kondisi sebelum, yaitu (1)Tidak adanya identifikasi rancangan kegiatan kearsipan yang baik (2)Tidak adanya alur penyimpanan ataupun pencarian arsip, (3)Tidak adanya alur sistem informasi yang baik dan (4)Tidak adanya sosialisasi sistem pengarsipan digital
2. Kondisi sesudah yaitu (1)adanya identifikasi rancangan kegiatan kearsipan yang baik, (2)adanya Indikator skema alur program dalam suatu sistem, (3)adanya Indikator skema alur program dalam suatu sistem dan (4)adanya sosialisasi penggunaan dan cara pemakaian sistem pengarsipan digital

Tahapan inovasi yang dilakukan antara lain (1)Mempersiapkan Rancangan Kegiatan SIPENDI, (2)Membuat Alur / Flowchart Program SIPENDI, (3)Membuat program Sederhana SIPENDI, (4)Melakukan Sosialisasi Program SIPENDI dan (5) Monitoring dan evaluasi.

Tujuan adanya inovasi adalah sebagai berikut:

1.       Membuat arsip lebih tertata dan terstruktur sesuai kategori

2.       Ruang penyimpanan arsip menjadi lebih efisien

3.       Pencarian arsip menjadi lebih cepat

4.       Resiko kerusakan arsip menjadi lebih kecil

Manfaat adanya inovasi adalah sebagai berikut:

• Karyawan Inspektorat yaitu mempermudah dan mempersingkat pencarian arsip di ruang yang beresiko hilangnya arsip maupun menumpuknya arsip, selain itu juga dokumen bisa terekam untuk waktu yang lama dan bisa diakses kapanpun dan oleh siapapun karyawan
• Inspektorat Kabupaten Temanggung yaitu menambah nilai dari bagian kearsipan untuk menunjang pekerjaan yang lebih baik lagi dan berkelanjutan untuk menjadi sistem yang dibutuhkan

Hasil yang dirasakan dengan adanya inovasi adalah sebagai berikut:

1.       Terbentuknya website https://sipendi.xyz

2.       Adanya laporan kearsipan dari website sipendi